利用四字口诀优化流程管理中的无效活动

在审批流程的过程中往往会出现许多可疑的迹象，，，
，针对这些可疑活动，，，
，领导应该批还是不批
？？趣玩可以进一步来分析
，
，
，这些活动到底是必要的，，
，，还是可以被优化的。。
。。对于流程中的一些无效活动，
，，除了删除不做以外，，，
，还能怎么优化呢
？？根据ESIA四字口诀进行优化。
。。

ESIA是Eliminate，，Simplify，
，Integrate，，，，Automate的缩写，，，，其含意分别是清除、
、、简化、、
、整合
、、、、自动化（见表），，这是减少流程中非增值活动，
，并且调整流程核心增值活动时非常实用的一个操作原则。。。。

【E】清除（eliminate）

主要指清除企业现有流程管理内的非增值活动
。
。。非增值活动中，，，有一些是不得已而存在的
，，，，而另一些则是多余的，，，
，趣玩所清除的应该是多余的非增值活动。
。。因而在设计流程时
，，对流程管理的每个环节（或要素），，
，可以思考“这个环节为何要存在”、、、“这个流程所产出的结果是整个流程完成的必要条件吗”、、、“它的存在直接或间接产生了怎样的结果”、、“清除它会解决怎样的问题点”、、、“清除它可行吗”。。
。通过一系列的问题，，来着手判断是否为非增值环节，，，是否多余
，，它的存在产生了怎样的不利影响，，，，而清除是否可行。。。如何消除或最小化这些活动，，，同时又不给流程带来负面影响
，
，，，是重新设计流程的主要问题
。。。。

1.过量产出
。。超过需要的产出对于流程而言就是一种浪费，，因为它无效地占用了流程有限的资源，，在一定意义上，，，，它带来的问题是增加库存和掩盖问题。。。。

2.活动间的等待
。。。指流程内任何时刻由于某种原因导致的对人或物的等待。。
。带来的问题是造成待处理文牍和库存物品的增加，，，
，通行时间加长，，，
，追踪和监测变得更加复杂，，，却几乎未增加顾客价值。。
。

3.不必要的运输。。
。任何人员
、、物料和文牍移动都要花时间，，浪费了员工时间，，，增加了成本。。。

4.反复的加工
。。。在公司运营流程的实际运作中，
，很多产品或文件会被多次处理。
。那么这些处理工作增值吗？？如不增值是否由于产品设计不佳或流程不完善？？？

5.多余库存。。。不但指物品的库存，，，，还包括流程运营过程中大量文件和信息的淤积。。。

6.缺陷、、、
、失误
。。。。一般来说，，
，产生故障的原因除了人员外，
，很大原因在于流程结构的不合理。。。

7.重复的活动。。如信息需要重复的录入，，，，而运用了数据库共享技术就可以在整个价值链的任何一点上输入，，
，被整个价值链共享。。

8.活动的重组。。。。是指相似的活动在处理上有部分不同时，，为了适应某些特定的习惯就采取不同流程方式，，造成流程资源的浪费。。。这种活动应进行清除与重组
。。。

9.反复的检验。。。
。有些检验
、、监视与控制已成了一种官僚作风和形式主义，
，已不具有它本来的意义
，，
，甚至成了设置管理层次和管理岗位的理由。。。。应将部分检验、、审核工作进行授权
，，，，不要事无巨细地都上报，，造成审核的形式化和上层领导工作的繁重与低效化。。。
。

10.跨部门的协调。
。。跨部门的协调已经成了本位主义、
、官僚作风的一个代名词。。。。应加强流程的整体观，，
，进行职责的重新定义。。。

【S】简化（simplify）

在尽可能清除了非必要的非增值环节后，，对剩下的活动仍需进一步简化。
。。一般来说可从下列各方面进行考虑。。

1.表格。。许多表格在流程中根本没有实际作用
，，或表格设计上有许多重复的内容。。。根据重新设计表格和IT技术的介入，，
，可以减少许多工作量，，，减少很多环节。。
。

2.程序。。。在原来设计流程时，，，，通常认为流程内员工的信息处理能力非常有限，，，，因而一个流程通常被割裂成多个环节，，，以让足够多的人来参与完成流程任务。。通过运用IT手段
，，信息处理能力得以加强，，，，可以简化流程的程序，，
，
，整合一些工作内容，，，，提高流程结构性效率。。

3.沟通。。。。简化沟通，，，避免沟通的复杂性。。

4.物流。。虽然大部分物流的初始设计都是自然流畅且有序的，，但在使用过程中为了局部改进而进行的零敲碎打式的变动，，在很大程度上使流程变得低效
。。有时，，，调整任务顺序或增加一条信息
，，就能简化物流。。。。

【I】整合（integrate）

对分解的流程进行整合，，以使流程顺畅、
、、、连贯，，更好地满足顾客需求。。。

1.活动
。。。。授权一个人完成一系列简单活动，，，将活动进行整合，，，从而可以减少活动转交的发错率和缩短工作处理时间
，，实现流程与流程之间的“单点接触”。。
。。

2.团队。。合并专家组成团队
，，，，形成“个案团队”或“责任团队”。
。这样使得物料、、信息和文件“旅行”距离最短，，
，，改善同一流程上工作的人与人之间的沟通。。。。

3.顾客（流程下游方）。
。面向顾客
，，，，和顾客建立完全的合作关系，
，，，整合顾客组织和自身的关系，，，，将自己的服务交送于顾客组织的流程
。。
。。

4.供应商（流程上游方）。。。。消除企业和供应商之间的一些不必要的官僚手续，，，，建立信任和伙伴关系，
，整合双方的流程
。。

【A】自动化（automation)

对于流程的自动化，，不是简单以自动化完成就可以了，，
，事实上，，过多地使用计算机会反而使得流程更加复杂和烦琐，，因而要在对流程任务的清除、、、
、简化和整合基础上应用自动化，，，同时，，任务的清除、、简化和整合也要依靠自动化来解决
。。

1.脏活、
、、累活与乏味的活。。。

2.数据的采集与传输
。。减少反复的数据采集，，，，并降低单次采集的时间。。

3.数据的分析。。。通过分析软件，，，对数据进行收集、、整理与分析，，加强对信息的利用率。。。。

这个口诀在中国企业里得到了进一步的发展
，，，有企业在应用ESIA口诀时，，提出了自己的想法：不能只是像ESIA强调的那样做“减法”
，，
，国内的企业还需要做“加法”，，，即填补增值的活动，
，
，，口诀也就演变为ESEIA
，，在“清除
、、、简化”的“减法”完成以后，，，，再做E（establish，，填补）的“加法”，，
，然后，
，进行“整合”与“自动化”。。

那么应该增加哪些方面的增值活动呢？？？？可以从以下方面考虑：

1.知识的积累。。。在流程管理的活动中，，
，哪些活动中的产出应该作为知识进行归档和存储，，如何归档存储有利于知识的复用
。。。

2.知识的复用。。。。在进行此项业务活动时，，有哪些资源和知识库可以帮助此项活动开展的更好
？？？如客服人员在解答客户问题的时候，，可以增加一个对已有问题库的搜索以获取更好的解决方案，，，，提高处理效率。
。
。
。

3.评估和总结。
。
。在流程的关键里程碑或者活动结束后增加总结评估活动
，，，找到有哪些知识经验可以记录固化下来，
，有哪些还需要进一步改进
。。。。

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